ZO VERWERKEN WIJ PERSOONSGEGEVENS

Om de jeugdhulp die wij – laten – verlenen zo goed mogelijk vorm te geven, verwerken wij persoonsgegevens: informatie die iets zegt over een natuurlijke persoon, of informatie die direct of indirect naar hem/haar te herleiden is.

Iedere handeling die wij met persoonsgegevens uitvoeren, wordt ‘verwerken van persoonsgegevens’ genoemd. Zoals het opvragen van informatie over bijvoorbeeld een cliënt of zorgverlener en/of het delen ervan met iemand anders.

Jouw gegevens worden verwerkt door MetMaya. Bij de uitvoering van de jeugdhulp maakt MetMaya gebruik van de diensten van andere jeugdhulpaanbieders. Wanneer via deze organisaties jeugdhulpverleners worden ingezet in de MetMaya teams, worden ook met hen de gegevens gedeeld. De gegevens blijven in principe alleen binnen de (digitale) omgeving van MetMaya.

Kan MetMaya de jeugdhulp niet leveren binnen de MetMaya teams, dan word je mogelijk doorverwezen naar een specifieke jeugdhulpaanbieder/andere organisatie. Bij bijvoorbeeld de doorverwijzing zal MetMaya relevante gegevens meesturen. In sommige situaties zullen deze organisaties ook een terugkoppeling geven aan MetMaya, bijvoorbeeld als dat relevant is voor de facturatie van de verleende jeugdhulp.

Als je vragen hebt over jouw persoonsgegevens en de bescherming ervan, schrijf of mail dan onze Functionaris voor Gegevensbescherming. Deze is bereikbaar via privacyofficer@metmaya.nl.

Achter onderstaande ‘kopjes’ lees je meer over wat persoonsgegevens zijn, hoe wij ermee omgaan, jouw rechten en de bewaartermijnen.

Doel verwerken van persoonsgegevens

MetMaya verwerkt de persoonsgegevens voor de volgende doeleinden:
1. Het (laten) aanvragen van een (opvolgende) beschikking dan wel toewijzing, beslissen op een aanvraag en uitvoering daarvan;
2. het uitvoeren van de met jou gesloten overeenkomst(en) (zoals het verlenen van jeugdhulp);
3. het voeren van de administratie (waaronder cliëntenadministratie), alsmede andere activiteiten van intern beheer;
4. het berekenen, vastleggen en innen van verschuldigde bedragen;
5. om met je in contact te kunnen treden en te reageren op door jou gestelde vragen;
6. de afhandeling van je aanvraag tot informatie;
7. voor het kunnen verzenden van digitale nieuwsbrieven die je per e-mail worden toegestuurd;
8. voor het verbeteren van de website en dienstverlening van MetMaya;
9. voor het voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de administratie- en bewaarplicht;
10. het behandelen van geschillen en het doen uitoefenen van accountantscontrole;
11. het verwerken van sollicitaties;
12. ondersteuning van wetenschappelijk onderzoek, onderwijs en voorlichting.

Verwerken en bewaren (bijzondere) persoonsgegevens

Definitie persoonsgegeven
Een persoonsgegeven is informatie die iets zegt over een persoon of, direct of indirect, herleidbaar is naar een persoon. Iedere handeling die wij uitvoeren met persoonsgegevens, wordt het verwerken van persoonsgegevens genoemd. Hierbij kan het bijvoorbeeld gaan om het opvragen van informatie of het delen van informatie met iemand anders. We hebben bijvoorbeeld naam, adres en geboortedatum nodig om brieven te kunnen sturen en om onze zorg in rekening te brengen bij de gemeente. Ook overige contactgegevens van worden verwerkt en MetMaya is wettelijk verplicht het BSN van de cliënt op te nemen in het dossier. In het dossier worden gegevens van de cliënt, maar ook ouders(s) of voogd verwerkt en mogelijk van andere gezinsleden.

Bijzondere persoonsgegevens
Wij verwerken ook bijzondere persoonsgegevens. Dit zijn persoonsgegevens die iets zeggen over bijvoorbeeld iemands etnische afkomst, religie, gezondheid of seksuele gerichtheid. De verwerking hiervan is extra beschermd door de wet. In de meeste situaties biedt de wet een grondslag voor het verwerken van deze gegevens. In de situaties waar dat niet zo is, vragen wij voor het verwerken van de bijzondere persoonsgegevens uitdrukkelijk toestemming. In andere gevallen mogen wij deze gegevens ook zonder toestemming verwerken omdat ze noodzakelijk zijn met het oog op onze rechten en verplichtingen.

Cliëntdossier
Wij bewaren gegevens van de cliënt en het gezin in een dossier. In het dossier staan de persoonsgegevens van de cliënt en de overige gezinsleden. Ook staat in het dossier relevante inhoudelijke informatie die wij over de cliënt hebben ontvangen of verzameld. De informatie is meestal door de betrokkene zelf aangedragen of door anderen, bijvoorbeeld een school of huisarts. Het dossier bevat privacygevoelige informatie. Dat betekent dat het dossier niet zomaar is op te vragen of in te zien door anderen. Alle jeugdhulpverleners die via MetMaya worden ingezet hebben een geheimhoudingsplicht.

Uitgangspunten verwerken persoonsgegevens

Wij verwerken persoonsgegevens ter uitvoering van een overeenkomst of op grond van toestemming of een wettelijke verplichting.
Wij verwerken alleen persoonsgegevens die voor de uitvoering van de taken noodzakelijk zijn. Daarbij zorgen we ervoor dat persoonsgegevens alleen verwerkt worden voor het specifieke doel waarvoor ze verzameld zijn.
Wij gaan zeer zorgvuldig om met de verwerking van persoonsgegevens en we houden ons hierbij aan de geldende wetgeving.
Wij zorgen ervoor dat de persoonsgegevens juist zijn en worden geactualiseerd waar nodig.
Wij zijn transparant over welke persoonsgegevens we verwerken.
Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om persoonsgegevens te beschermen tegen verlies, vernietiging, beschadiging en ongeoorloofde of onrechtmatige verwerking.
We verwerken persoonsgegevens in principe niet buiten de EER.
Wij bewaren met betrekking tot cliënten persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk voor de doeleinden waarvoor de persoonsgegevens worden verwerkt. Wij houden ons hierbij aan de geldende wetgeving voor de bewaartermijnen.

Rechtsgrond verwerken persoonsgegevens cliënten

Art 6 lid 1 sub a AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
Art 6 lid 1 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk om uitvoering te geven aan de (jeugdhulp)overeenkomst.
Art 6 lid 1 sub c AVG: de verwerking is noodzakelijk om te voldoen aan een wettelijke verplichting (bijvoorbeeld de Jeugdwet en de WGBO) die op MetMaya rust.
opdrachtgevers (zoals de gemeente).
Voor bijzondere persoonsgegevens van cliënten, hun ouders en pleegouders geldt de volgende grondslag:
Art 6 lid 1 sub b AVG in combinatie met art 9 lid 2 sub h AVG: de uitvoering is noodzakelijk om uitvoering te geven aan de (jeugdhulp)overeenkomst en om in dat kader gezondheidszorg en/of sociale diensten te kunnen verstrekken.
Art 6 lid 1 sub a AVG in combinatie met Art 9 lid 2 sub a AVG: de betrokkene heeft uitdrukkelijk toestemming gegeven voor de verwerking van deze bijzondere persoonsgegevens in het kader van de dienstverlening van MetMaya, voor één of meer specifieke doeleinden.

Rechtsgrond verwerken persoonsgegevens jeugdhulpverleners

MetMaya heeft geen medewerkers in dienst, maar verwerkt wel persoonsgegevens van de jeugdhulpverleners die namens een onderaannemer werken in de MetMaya gebiedsteams. Waar hier wordt gesproken over jeugdhulpverlenersgegevens, wordt bedoeld de gegevens van de jeugdhulpverleners die in de MetMaya gebiedsteams worden ingezet.

Art 6 lid 1 sub a AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
Art 6 lid 1 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
Art 6 lid 1 sub f AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MetMaya en diens opdrachtgevers (zoals de gemeente).
Voor bijzondere persoonsgegevens van jeugdhulpverleners wordt de grondslag gebruikt:
Art 6 lid 1 sub f AVG in combinatie met Art 9 lid 2 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk met het oog op de uitvoering van verplichtingen in het kader van de arbeidsovereenkomst met de eigen werkgever voor één of meer specifieke doeleinden.

Rechtsgrond verwerken persoonsgegevens derden

Art 6 lid 1 sub a AVG: de betrokkene heeft toestemming gegeven voor de verwerking van zijn persoonsgegevens voor een of meer specifieke doeleinden.
Art 6 lid 1 sub b AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de uitvoering van een overeenkomst waarbij de betrokkene partij is, of om op verzoek van de betrokkene vóór de sluiting van een overeenkomst maatregelen te nemen.
Art 6 lid 1 sub f AVG: de verwerking is noodzakelijk voor de behartiging van de gerechtvaardigde belangen van MetMaya en diens opdrachtgevers (zoals de gemeente).

Uitwisseling persoonsgegevens

Met toestemming
Wij mogen persoonlijke gegevens van de betrokkene niet zomaar aan anderen doorgeven of gegevens over de betrokkene opvragen bij anderen. Het uitgangspunt is dat voor het uitwisselen van persoonsgegevens toestemming van de betrokkene nodig is om de geheimhoudingsplicht te kunnen doorbreken. En wij moeten beoordelen of door het uitwisselen van informatie niet de privacy van andere personen wordt geschonden.

Zonder toestemming
In de volgende situaties kan MetMaya zonder toestemming van de betrokkene informatie met een derde uitwisselen:

Bij een ondertoezichtstelling mogen wij zonder toestemming informatie verstrekken aan de gezinsvoogd, als die informatie noodzakelijk is voor de uitvoering van de ondertoezichtstelling. Ook als wij een geheimhoudingsplicht hebben.
MetMaya is wettelijk verplicht informatie te verstrekken, zoals aan de Inspectie Gezondheidszorg en Jeugd bij een calamiteit.
MetMaya mag zonder toestemming gegevens uitwisselen met instanties die hiervoor een wettelijke grondslag hebben. Voorbeelden hiervan zijn: de Raad voor de Kinderbescherming, Veilig Thuis, de rechterlijke macht en het openbaar ministerie als dat noodzakelijk is om de jeugdige te beschermen.
Als het voor het uitvoeren van de jeugdhulp noodzakelijk is, verstrekt MetMaya gegevens aan hulpverleners of instanties die direct betrokken zijn bij dezelfde hulpverlening.
MetMaya kan op grond van artikel 7.1.4.1 Jeugdwet zonder toestemming van de jeugdige of zijn wettelijk vertegenwoordiger, en zo nodig met doorbreking van de op grond van de ambt of beroep geldende plicht tot geheimhouding, een jeugdige melden aan de Verwijsindex. Dit kunnen wij doen als wij een redelijk vermoeden hebben dat de jeugdige in de noodzakelijke voorwaarden voor een gezonde en veilige ontwikkeling naar volwassenheid daadwerkelijk wordt bedreigd.
Als een jeugdhulpverlener van MetMaya vindt dat hij alleen door anderen te informeren ernstig nadeel, een strafbaar feit of gevaar voor de jeugdige of een andere betrokkenen kan voorkomen kan de jeugdhulpverlener bijvoorbeeld persoonsgegevens verstrekken aan de politie of de casus inbrengen in een samenwerkingsverband zoals een Zorg- en Veiligheidshuis.
MetMaya geeft persoonsgegevens (NAW: naam/adres/woonplaats, BSN en ingezette dienstverlening) door aan gemeenten ter controle van de facturering van ons werk of die voor de gemeente noodzakelijk zijn voor de toegang tot jeugdhulp.
Als dat noodzakelijk is voor het doen van aangifte, het verweren naar aanleiding van (tucht)klachten en in het kader van juridische procedures.

Opslagplaats persoonsgegevens

Persoonsgegevens worden opgeslagen in goed beveiligde systemen. Soms schakelen we andere organisaties in om gegevens voor ons te verwerken, bijvoorbeeld voor het onderhoud en het beheer van onze ICT-systemen. Deze leveranciers zijn zorgvuldig geselecteerd en we hebben met hen in verwerkersovereenkomsten duidelijke afspraken gemaakt over geheimhouding en beveiliging.

Bewaartermijnen persoonsgegevens cliënten

Op grond van de Jeugdwet moeten wij gegevens 20 jaar bewaren, te rekenen vanaf het tijdstip van het einde van de zorg. In sommige situaties bewaren wij een dossier langer dan 20 jaar, als dat noodzakelijk is in het kader van een goede hulpverlening. (zie ook: recht op gegevenswissing)

Bewaartermijnen persoonsgegevens jeugdhulpverleners

MetMaya heeft geen medewerkers in dienst, maar verwerkt wel persoonsgegevens van de jeugdhulpverleners die werken namens MetMaya. Waar hier wordt gesproken over jeugdhulpverlenergegevens, wordt bedoeld de gegevens van de jeugdhulpverleners die in de MetMayateams worden ingezet.

Bewaartermijnen
Tijdens werkzaamheden MetMaya
Deze termijn geldt voor het overgrote deel van de jeugdhulpverlenersgegevens in het jeugdhulpverlenersdossier. Hieronder vallen: NAW-gegevens, contactgegevens en administratieve verzuimgegevens voor zover relevant voor het rooster.

Vijf jaar
Logginggegevens van de cliëntgegevens worden 5 jaar bewaard. De in de logging herleidbare jeugdhulpverlenersgegevens, zullen gedurende deze termijn bewaard blijven.

Zeven jaar
De gegevens die fiscaal van belang zijn, bewaren wij zeven jaar nadat deze zijn opgesteld. Het gaat hier om de facturen voor jouw inzet bij MetMaya, voor zover hier herleidbare informatie voor gebruikt zou worden.

Langer dan 2, 5 of 7 jaar
MetMaya kan gegevens van een (ex-)jeugdhulpverlener langer bewaren als er bijvoorbeeld een rechtszaak loopt. In dat geval is er nog steeds een welbepaald en gerechtvaardigd doel waarvoor het noodzakelijk is de gegevens te bewaren. Is dit gerechtvaardigd doel niet meer aanwezig dan moeten wij deze persoonsgegevens vernietigen.

Persoonsgegevens sollicitanten

MetMaya werkt met integrale gebiedsteams. In het kader van de sollicitatieprocedure kunnen je gegevens worden gedeeld met MetMaya en de personen die vanuit de gebiedsteams betrokken zullen zijn bij de sollicitatieprocedure. Zie voor meer informatie het privacystatement sollicitatiegegevens op www.werkenbijmetmaya.nl.

Datalekken

Wij werken volgens een protocol voor datalekken. Mocht het, ondanks alle voorzorgsmaatregelen, toch gebeuren dat anderen toegang krijgen tot persoonsgegevens dan doen wij melding bij de Autoriteit Persoonsgegevens.

Rechten van betrokkenen

Alle personen van wie MetMaya persoonsgegevens verwerkt, hebben op grond van de AVG en de Jeugdwet diverse rechten. De rechten worden hieronder nader uitgewerkt. Voor alle rechten geldt dat wij schriftelijk en uiterlijk binnen een maand na ontvangst van het verzoek berichten of wij aan dit verzoek kunnen voldoen. Mocht het langer duren om te kunnen voldoen aan je verzoek, dan krijg je binnen een maand van ons bericht waarom het langer duurt. Bij weigering vermelden wij de reden.
Wanneer een beroep wordt gedaan op een van deze rechten, stellen wij allereerst je identiteit vast.
Elk verzoek kan je indienen via je hulpverlener van het MetMayateam. Komen jullie er samen niet uit, stuur dan een e-mail naar privacyofficer@metmaya.nl.
Ben je jeugdhulpverlener? Dan kan je je verzoek indienen via je eigen werkgever.

Recht van inzage en afschrift

Wie dossierinformatie in mag zien verschilt per situatie. Dit hangt onder andere af van de leeftijd van het kind. Heb je recht op inzage, dan heb je ook recht op afschrift.

Bij cliënten jonger dan 12 jaar oefenen de gezagdragende ouder(s) of voogd de rechten namens het kind uit. Zij hebben recht op inzage van de dossierinformatie.

Bij cliënten ouder dan 12 jaar, maar jonger dan 16 jaar, hebben de cliënten zelfstandig recht op inzage. Gezagdragende ouder(s) of voogd hebben alleen recht op de informatie die nodig is een bepaalde (medische) beslissing omtrent behandeling te nemen. Overige informatie mogen ouder(s) alleen inzien met toestemming van de cliënt.
Cliënten van 16 jaar of ouder mogen zelf hun dossier inzien. Hun ouders mogen alleen informatie inzien met toestemming van de cliënt.
Een gezinsvoogd heeft recht op informatie die noodzakelijk is om de ondertoezichtstelling goed uit te kunnen voeren.
Een ouder zonder gezag heeft geen recht op inzage in dossierinformatie van het kind.

Een ouder kan geen gegevens uit het dossier inzien als wij inschatten dat dit niet in het belang is van het kind. Ook informatie in het dossier over derden kan alleen na toestemming van die andere persoon worden ingezien.

Recht op rectificatie

Het recht op rectificatie is bedoeld om duidelijke fouten, of iets dat ontbreekt, te herstellen bij feitelijke onjuistheden die op eenvoudige en objectieve manier zijn vast te stellen. Zoals een fout in een geboortedatum of onjuiste gegevens over een school.
Het recht op rectificatie in de AVG gaat niet over inhoudelijke toetsing van een vastgelegd persoonsgegeven. Een mening, een interpretatie of een inhoudelijke conclusie wordt niet bedoeld.
Rectificatie van persoonsgegevens vindt alleen plaats als je identiteit is vastgesteld.
Ben je nog geen 16 jaar, dan kunnen alleen jouw gezagdragende ouder(s) of voogd dit recht uitoefenen.

Recht op toevoegen van een verklaring

Elke betrokkene kan vragen een eigen verklaring toe te laten voegen aan het dossier.

Recht op gegevenswissing

De AVG laat ruimte voor een uitzondering op het recht op vernietiging van persoonsgegevens. Op grond van art 7.3.8 lid 3 van de Jeugdwet moet MetMaya het dossier gedurende 20 jaar na afloop van de zorg bewaren. Op basis van art. 7.3.9 van de Jeugdwet hebben betrokkenen bij een dossier de mogelijkheid een verzoek in te dienen voor vernietiging van het cliëntdossier. Financiële en administratieve gegevens over cliënten vallen niet onder het vernietigingsrecht.
Op het vernietigingsrecht bestaan een aantal uitzonderingen. Zo kan het zijn dat op basis van goed hulpverlenerschap het dossier (nog) niet vernietigd mag worden.
Verzoeken kunnen door dezelfde personen worden ingediend als beschreven bij recht van inzage en afschrift, afhankelijk van de leeftijd van de cliënt.

Recht op beperking van de verwerking

Je kunt MetMaya vragen tijdelijk te stoppen met het gebruik van je persoonsgegevens. Dit kan alleen in bepaalde situaties. Bijvoorbeeld als je MetMaya hebt gevraagd om je gegevens te wijzigen, maar MetMaya dit verzoek nog moet beoordelen.

Ben je nog geen 16 jaar, dan kunnen alleen jouw gezagdragende ouder(s) of voogd dit recht uitoefenen.

Recht op overdraagbaarheid van de gegevens

Je hebt het recht om de persoonsgegevens te ontvangen die MetMaya van je heeft. Zo kan je je gegevens bijvoorbeeld makkelijk doorgeven aan een andere leverancier van dezelfde soort dienst. Ook kan je MetMaya vragen om je gegevens rechtstreeks over te dragen aan een andere organisatie.
Niet alle gegevens vallen onder het recht op dataportabiliteit. Het gaat alleen om gegevens die worden verwerkt met de grondslag toestemming of uitvoering van de overeenkomst. Ook kan het alleen gaan om gegevens die je zelf actief hebt verstrekt, of die indirect zijn verkregen door het gebruik van een apparaat (zoals een hartslagmeter).

Ben je nog geen 16 jaar, dan kunnen alleen jouw gezagdragende ouder(s) of voogd dit recht uitoefenen.

Recht op bezwaar

Als MetMaya gegevens van jou verwerkt met de grondslag uitvoering van een taak van algemeen belang of gerechtvaardigd belang, kun je daartegen bezwaar maken als jij niet wil dat dit gebeurt vanwege jouw specifieke situatie. MetMaya zal op basis van jouw bezwaar een belangenafweging maken. Ook kan je in deze situatie bezwaar maken tegen direct marketing (bijvoorbeeld het ontvangen van een nieuwsbrief), hiervoor hoef je geen reden op te geven.

Ben je nog geen 16 jaar, dan kunnen alleen jouw gezagdragende ouder(s) of voogd dit recht uitoefenen.

Onvrede over verwerking persoonsgegevens

Ben je ontevreden over de wijze waarop MetMaya omgaat met je persoonsgegevens? Neem dan contact op met je hulpverlener. Komen jullie er samen niet uit? Neem dan contact op via privacyofficer@metmaya.nl

Komen we er niet uit of ben je het niet eens met de reactie, dan heb je ook altijd het recht om een klacht in te dienen bij de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. Dit kan via de website van de Autoriteit Persoonsgegevens.